Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?

Zakelijke kosten zijn aftrekbaar wanneer je ze maakt voor de belangen van je onderneming. Privékosten zijn niet aftrekbaar. Heeft een uitgave zowel een zakelijk als privékarakter, dan mag je doorgaans alleen het zakelijke deel verwerken. 

Zakelijke kosten verlagen je fiscale winst. Hierdoor betaal je mogelijk minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Wanneer is een uitgave zakelijk?

Het doel van de uitgave is bepalend. Je moet aannemelijk kunnen maken dat je de kosten hebt gemaakt om je onderneming uit te oefenen, klanten te bedienen of omzet te behalen.

Veelvoorkomende zakelijke kosten zijn:

• boekhoudsoftware;

• marketing en advertenties;

• verzekeringen;

• kantoorbenodigdheden;

• zakelijke abonnementen;

• kosten van een boekhouder;

• vakgerichte opleidingen;

• zakelijke reiskosten;

• bank- en transactiekosten.

Dat een betaling vanaf een zakelijke rekening plaatsvindt, maakt de uitgave niet automatisch zakelijk.

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Kosten met een uitsluitend privékarakter mag je niet aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan:

• privéboodschappen;

• gewone kleding;

• persoonlijke verzorging;

• verkeersboetes;

• vakanties zonder aantoonbaar zakelijk doel.

Betaal je een privé-uitgave met je zakelijke rekening, dan verwerk je deze bij een eenmanszaak als privéopname en niet als kosten.

Hoe verwerk je gemengde kosten?

Gemengde kosten gebruik je zowel zakelijk als privé. Je moet dan een redelijke verdeling maken.

Gebruik je een telefoon bijvoorbeeld voor 75% zakelijk, dan kun je doorgaans 75% van de kosten zakelijk verwerken. Leg vast hoe je het percentage hebt bepaald.

Voor de inkomstenbelasting en btw kunnen verschillende regels gelden. Het aftrekbare kostendeel hoeft daardoor niet altijd gelijk te zijn aan het percentage btw dat je mag terugvragen.

Zijn lunches en relatiegeschenken aftrekbaar?

Zakelijke lunches, diners, congressen, representatiekosten en bepaalde relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar.

Voor ondernemers in de inkomstenbelasting geldt in 2026 een drempel van € 5.700. Je kunt onder voorwaarden in plaats daarvan kiezen voor een vaste procentuele aftrek. In 2026 bedraagt dat percentage 80% voor ondernemers in de inkomstenbelasting en 73,5% voor vennootschapsbelastingplichtige lichamen. 

Ook voor de btw kunnen afzonderlijke beperkingen gelden.

Zijn opleidingen en cursussen aftrekbaar?

Opleidingskosten zijn aftrekbaar wanneer je ze maakt om bestaande zakelijke kennis op peil te houden of te verdiepen.

Volg je een opleiding om een volledig nieuw beroep te leren, dan worden de kosten meestal niet als zakelijke ondernemingskosten aangemerkt. 

Zijn kosten vóór de start van je onderneming aftrekbaar?

Aanloopkosten kunnen aftrekbaar zijn wanneer je ze hebt gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming te starten.

Denk aan:

• marktonderzoek;

• advieskosten;

• een website;

• promotie;

• apparatuur;

• inschrijvingskosten.

Bewaar de facturen en leg vast hoe de kosten samenhangen met de latere onderneming. 

Wanneer moet je een aankoop afschrijven?

Koop je een bedrijfsmiddel dat meerdere jaren meegaat, dan moet je de kosten mogelijk over meerdere jaren verdelen.

Je neemt het bedrijfsmiddel dan op de balans en schrijft jaarlijks een gedeelte af. Kleinere aankopen of producten die binnen korte tijd worden verbruikt, kun je meestal direct als kosten verwerken.

Kun je btw altijd terugvragen als kosten aftrekbaar zijn?

Nee. De regels voor winstbelasting en btw zijn niet hetzelfde.

Een uitgave kan voor de inkomstenbelasting zakelijk zijn, terwijl de btw niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar is. Voor btw-aftrek moet je onder meer een correcte factuur hebben en de aankoop gebruiken voor btw-belaste prestaties.

Conclusie

Zakelijke kosten zijn aftrekbaar voor zover ze samenhangen met je onderneming. Privékosten zijn uitgesloten en bij gemengde uitgaven moet je een redelijke verdeling maken. Voor onder meer representatie en relatiegeschenken gelden aanvullende beperkingen.

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026

De informatie in dit artikel is algemeen van aard en vormt geen persoonlijk fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.