Welke wettelijke verplichtingen heb je als ondernemer?

Bekijk de belangrijkste wettelijke verplichtingen voor ondernemers rond administratie, belastingen, privacy, Als ondernemer moet je onder meer een controleerbare administratie bijhouden, tijdig belastingaangifte doen, correcte facturen maken en wijzigingen in je onderneming doorgeven.

Welke aanvullende verplichtingen gelden, hangt af van je rechtsvorm, activiteiten, klanten en de vraag of je personeel hebt.

Moet iedere ondernemer een administratie bijhouden?

Ja. Je moet een administratie voeren waaruit de financiële positie en fiscale verplichtingen van je onderneming blijken.

Denk aan:

• verkoopfacturen;

• inkoopfacturen;

• banktransacties;

• contracten;

• voorraadgegevens;

• urenregistraties;

• kilometeradministraties;

• belastingaangiften;

• loonadministratie.

De meeste basisgegevens moet je minimaal zeven jaar bewaren. Voor bepaalde gegevens, zoals informatie over onroerende zaken, kan een langere bewaartermijn gelden.

Welke belastingaangiften moet je doen?

Dat hangt af van je onderneming.

Een eenmanszaak kan te maken krijgen met:

• inkomstenbelasting;

• btw-aangifte;

• ICP-opgave;

• loonheffingen bij personeel.

Een bv krijgt meestal te maken met:

• vennootschapsbelasting;

• btw-aangifte;

• loonheffingen;

• dividendbelasting bij dividenduitkeringen;

• mogelijk een ICP-opgave.

Ook wanneer je geen omzet hebt, moet je een aangifte indienen wanneer de Belastingdienst deze heeft klaargezet.

Aan welke factuureisen moet je voldoen?

Bij zakelijke verkopen moet je factuur onder andere bevatten:

• juridische bedrijfsnaam;

• adres;

• KVK-nummer;

• btw-identificatienummer;

• uniek factuurnummer;

• factuurdatum;

• leveringsdatum;

• omschrijving;

• bedrag exclusief btw;

• btw-tarief;

• btw-bedrag.

Voor buitenlandse transacties, vrijstellingen en btw-verlegging gelden aanvullende eisen.

Welke gegevens moet je op je website vermelden?

Op een zakelijke website moeten bezoekers eenvoudig kunnen vinden met wie zij zakendoen.

Vermeld daarom in ieder geval:

• bedrijfsnaam;

• handelsnaam;

• vestigingsadres;

• contactgegevens;

• KVK-nummer;

• btw-identificatienummer wanneer van toepassing.

Bij online verkoop aan consumenten gelden aanvullende informatieverplichtingen over prijzen, levering, bedenktijd, retourneren en klachten.

Wanneer heb je een privacyverklaring nodig?

Verwerk je persoonsgegevens, dan moet je voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming.

Vrijwel iedere ondernemer verwerkt persoonsgegevens, bijvoorbeeld van:

• klanten;

• medewerkers;

• sollicitanten;

• nieuwsbriefabonnees;

• websitebezoekers;

• leveranciers.

In een privacyverklaring leg je onder meer uit welke gegevens je verwerkt, waarom je dat doet, hoelang je ze bewaart en met wie je ze deelt.

Heb je een cookiemelding nodig?

Dat hangt af van de cookies en trackingtechnieken die je gebruikt.

Voor strikt noodzakelijke cookies is doorgaans geen toestemming nodig. Voor analytische cookies met beperkte gevolgen gelden mogelijk lichtere voorwaarden.

Voor marketingcookies en trackingtechnieken moet je meestal vooraf toestemming vragen. Een cookiebanner mag dergelijke cookies niet al plaatsen voordat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

Welke verplichtingen ontstaan wanneer je personeel aanneemt?

Bij personeel moet je onder andere:

• je aanmelden als werkgever;

• de identiteit van de werknemer controleren;

• een loonadministratie voeren;

• loonstroken verstrekken;

• loonheffingen aangeven en betalen;

• rekening houden met minimumloon;

• vakantiegeld en vakantie-uren verwerken;

• arbeidsomstandigheden bewaken;

• mogelijk een pensioenregeling toepassen;

• persoonsgegevens veilig bewaren.

Controleer daarnaast of een cao van toepassing is.

Welke verplichtingen heeft een bv?

Een bv moet onder andere:

• een administratie voeren;

• jaarlijks een jaarrekening opstellen;

• de jaarrekening laten vaststellen;

• tijdig deponeren bij KVK;

• vennootschapsbelasting aangeven;

• een aandeelhoudersregister bijhouden;

• bestuurs- en aandeelhoudersbesluiten vastleggen;

• rekening houden met de gebruikelijkloonregeling;

• dividenduitkeringen formeel toetsen en vastleggen.

De DGA en bv zijn juridisch van elkaar gescheiden. Privébetalingen mogen daarom niet zonder verwerking via de zakelijke rekening lopen.

Moet je wijzigingen doorgeven?

Ja. Wijzigingen in je bedrijfsgegevens moet je tijdig doorgeven aan de juiste instanties.

Denk aan:

• adreswijziging;

• nieuwe handelsnaam;

• wijziging van activiteiten;

• nieuwe bestuurder;

• gewijzigde aandeelhoudersstructuur;

• stoppen van de onderneming;

• aannemen van personeel;

• openen van een buitenlandse vestiging.

Sommige wijzigingen geef je door aan KVK, andere rechtstreeks aan de Belastingdienst of een vergunningverlenende instantie.

Welke vergunningen kunnen nodig zijn?

Niet iedere onderneming heeft een vergunning nodig. Dat hangt af van branche, locatie en activiteiten.

Denk bijvoorbeeld aan:

• omgevingsvergunning;

• horecavergunning;

• exploitatievergunning;

• transportvergunning;

• financiële vergunning;

• beroepsregistratie;

• toestemming voor verkoop van gereguleerde producten.

Controleer dit vóórdat je met de activiteit begint.

Hoe blijf je op de hoogte van wetswijzigingen?

Controleer minimaal jaarlijks of regels en bedragen zijn gewijzigd.

Belangrijke momenten zijn:

• 1 januari;

• Prinsjesdag;

• publicatie van het Belastingplan;

• 1 juli;

• wijzigingen binnen je branche.

Per 1 juli 2026 zijn opnieuw verschillende regels voor ondernemers veranderd. KVK houdt hiervoor een actueel overzicht bij. 

Conclusie

Iedere ondernemer moet een controleerbare administratie voeren, belastingverplichtingen nakomen en correcte bedrijfsinformatie verstrekken. Afhankelijk van je activiteiten kunnen daarnaast regels gelden voor privacy, cookies, personeel, vergunningen en jaarrekeningen.

Maak jaarlijks een compliancecontrole en laat bij twijfel beoordelen welke verplichtingen specifiek op jouw onderneming van toepassing zijn.

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026

De informatie in dit artikel is algemeen van aard en vormt geen persoonlijk fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.