Wat moet er verplicht op een zakelijke factuur staan?

Een zakelijke factuur moet voldoende informatie bevatten om de leverancier, klant, prestatie en berekende btw te kunnen controleren. Ontbreken verplichte gegevens, dan kan de klant mogelijk geen btw aftrekken en kan de administratie worden afgekeurd.

Welke gegevens zijn verplicht?

Op een reguliere factuur vermeld je in ieder geval:

• je volledige juridische naam;

• het volledige adres van je onderneming;

• de naam en het adres van de klant;

• je btw-identificatienummer;

• je KVK-nummer;

• een uniek en opeenvolgend factuurnummer;

• de factuurdatum;

• de datum waarop je hebt geleverd;

• een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten;

• het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst;

• het bedrag exclusief btw;

• het toegepaste btw-tarief;

• het btw-bedrag.

De Belastingdienst publiceert hiervoor de officiële factuureisen. 

Moet een handelsnaam op de factuur staan?

Je mag een handelsnaam gebruiken, maar de juridische naam van je onderneming moet duidelijk te herleiden zijn.

Bij een eenmanszaak is dat meestal je persoonlijke naam, eventueel aangevuld met je handelsnaam. Bij een bv vermeld je de statutaire naam van de vennootschap.

Hoe werkt een factuurnummer?

Iedere factuur moet een uniek nummer hebben. De nummering moet logisch en controleerbaar zijn.

Je kunt bijvoorbeeld werken met:

• 2026-001;

• 2026-002;

• 2026-003.

Je hoeft niet per se ieder kalenderjaar opnieuw bij één te beginnen, maar je administratie moet wel laten zien dat facturen niet willekeurig worden verwijderd of vervangen.

Wanneer moet je een factuur versturen?

Bij het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in welk tijdvak je de btw aangeeft. Je moet de factuur uiterlijk verzenden op de vijftiende dag na de maand waarin je hebt geleverd. 

Lever je bijvoorbeeld op 20 augustus, dan moet de factuur in beginsel uiterlijk op 15 september zijn verzonden.

Moet je altijd een factuur maken?

Bij leveringen aan andere ondernemers moet je meestal een factuur uitreiken. Bij verkopen aan particulieren is dat niet altijd verplicht.

Voor bepaalde sectoren, vrijgestelde prestaties en ondernemers die deelnemen aan de KOR kunnen afwijkende regels gelden. 

Ook wanneer een factuur niet verplicht is, kan het administratief verstandig zijn om wel een verkoopbewijs te maken.

Welke extra eisen gelden bij buitenlandse klanten?

Bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, zoals:

• het btw-identificatienummer van de klant;

• je eigen btw-identificatienummer;

• een vermelding dat de btw is verlegd;

• een verwijzing naar een intracommunautaire levering.

Controleer het buitenlandse btw-nummer van je klant voordat je met 0% btw factureert. 

Hoe corrigeer je een fout op een factuur?

Verwijder een foutieve factuur niet uit je administratie. Maak een creditfactuur waarmee je de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait.

Maak daarna, indien nodig, een nieuwe correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Verwijs op de creditfactuur naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.

Zo blijft zichtbaar:

1. wat je oorspronkelijk hebt gefactureerd;

2. waarom dit is gecorrigeerd;

3. welk bedrag uiteindelijk verschuldigd is.

Wat als een klant nog niet heeft betaald?

Bij het factuurstelsel moet je de btw meestal aangeven op basis van de factuurdatum, ook wanneer de klant nog niet heeft betaald.

Wordt de vordering later definitief oninbaar, dan kun je de eerder afgedragen btw onder voorwaarden corrigeren.

Conclusie

Een correcte factuur bevat duidelijke gegevens over jou, je klant, de prestatie en de btw. Gebruik unieke factuurnummers en corrigeer fouten altijd met een creditfactuur. Bij buitenlandse klanten gelden vaak aanvullende factuureisen.

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026

De informatie in dit artikel is algemeen van aard en vormt geen persoonlijk fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.