Hoelang moet je jouw administratie bewaren?

De meeste onderdelen van je zakelijke administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans een bewaartermijn van tien jaar. Voor bepaalde bijzondere btw-regelingen kan eveneens een langere termijn gelden. 

De bewaartermijn begint na afloop van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Administratie uit 2026 moet je daardoor in beginsel tot en met 2033 bewaren.

Welke gegevens vallen onder de bewaarplicht?

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen als basisgegevens van je administratie. Hieronder vallen onder meer:

• het grootboek;

• de debiteurenadministratie;

• de crediteurenadministratie;

• de inkoopadministratie;

• de verkoopadministratie;

• de voorraadadministratie;

• de loonadministratie, wanneer je personeel hebt.

Daarnaast moet je bewijsstukken bewaren die nodig zijn om je boekingen en belastingaangiften te controleren. Denk aan facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten en kilometerregistraties.

Moet je alle administratie zeven jaar bewaren?

Voor de basisgegevens geldt in beginsel altijd de termijn van zeven jaar. Voor andere administratieve gegevens kun je soms afwijkende afspraken maken met de Belastingdienst.

Verwijder documenten niet alleen omdat je denkt dat ze niet meer belangrijk zijn. Een document kan nodig zijn om een zakelijke betaling, belastingaftrek of balanspost te onderbouwen.

Hoelang moet je facturen bewaren?

Verzonden en ontvangen facturen moet je normaal gesproken zeven jaar bewaren. Facturen die betrekking hebben op onroerende zaken bewaar je tien jaar. 

Bewaar ook creditfacturen en gecorrigeerde facturen. De administratie moet laten zien wat oorspronkelijk is gefactureerd en hoe een latere correctie tot stand is gekomen.

Mag je bonnetjes en facturen digitaal bewaren?

Ja, je mag je administratie digitaal bewaren. De gegevens moeten tijdens de volledige bewaartermijn:

• volledig zijn;

• goed leesbaar blijven;

• snel terug te vinden zijn;

• beschikbaar zijn voor een eventuele controle.

Een duidelijke scan of foto van een bon kan voldoende zijn. Zorg dat de datum, leverancier, omschrijving, bedragen en btw zichtbaar zijn.

Digitale facturen moet je digitaal bewaren. Alleen een digitale factuur afdrukken en het oorspronkelijke bestand verwijderen is niet de juiste werkwijze. De Belastingdienst verlangt dat facturen in de oorspronkelijke vorm worden bewaard. 

Is een bankafschrift voldoende als bewijs?

Een bankafschrift bewijst dat een bedrag is betaald, maar meestal niet wat je precies hebt gekocht. Ook ontbreken vaak de gegevens die nodig zijn om btw terug te vragen.

Bewaar daarom naast de banktransactie altijd de bijbehorende factuur, bon of overeenkomst.

Wat als je jouw administratie niet goed bewaart?

Bij een controle moet je kunnen aantonen hoe je omzet, kosten en belastingaangiften tot stand zijn gekomen. Is de administratie onvolledig, dan kan de Belastingdienst correcties aanbrengen of de bewijslast verzwaren.

Ook kan het lastiger worden om zakelijke kosten en teruggevraagde btw te onderbouwen.

Praktische aanpak

Bewaar je administratie bij voorkeur centraal in een boekhoudprogramma of digitale documentenmap. Gebruik per boekjaar een vaste indeling voor:

• verkoopfacturen;

• inkoopfacturen;

• banktransacties;

• belastingaangiften;

• contracten;

• personeel;

• vaste activa en investeringen.

Maak daarnaast periodiek een back-up en controleer of documenten nog leesbaar en toegankelijk zijn.

Conclusie

De meeste zakelijke administratie moet je zeven jaar bewaren. Voor onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen geldt een langere termijn. Digitale opslag is toegestaan, zolang de gegevens volledig, leesbaar en controleerbaar blijven.

Laatst inhoudelijk gecontroleerd: juli 2026

De informatie in dit artikel is algemeen van aard en vormt geen persoonlijk fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.